こんにちは。MOCAL株式会社の今野です。
前回「事務長採用のポイント」をご紹介しました。
競争時代を勝ち抜く、歯科事務長活用の秘訣 第５回「事務長採用のポイント」
第6回では、採用した事務長を育成するポイントをご紹介していきます。
判断のもとになる「価値観」を身につける
まずは一般論でもありますが、基本教育として「経営理念」や「診療コンセプト」、「院長の価値観」をしっかりと伝えることが重要です。
事務長のタイプにもよりますが、通常は、院長の経営面での右腕、マネジメント担当者としての活躍をしていることが多いと思われます。
事務長には、スタッフからの相談やトラブル、外部とのやりとり、面接など、院長の代理として「判断」が含まれる業務が求められています。
「院長ならどう判断するか？」「医院としてどう判断するか？」という考え方のよりどころを、しっかりと理解してもらうために、日ごろから十分なコミュニケーションを持つことをお勧めします。
特に、建前の部分だけではなく、「院長の本音」についても理解できる右腕に育てるためには、飲みにケーションなど対人間としての関わりも有効です。
理想像・モデルをつくってあげる
医院規模や院長のタイプにより、事務長の役割や仕事の種類は様々です。
また通常、歯科医院の職場には、事務長の上司は院長のみで、事務方の上司がいないことがほとんどであるため、「正解が分からない」「このやり方があっているのか分からない」「事務長としてどの方向で成長していけば良いのか分からない」と思っている方が大多数です。
他の事務長との接点をつくってあげる。医院見学に同行させる。など、見本や理想像になる事務長との接点をつくってあげることも有効です。
外部研修を活用する
事務長に求められる仕事は、歯科医院特有の領域だけではなく、その多くは「ビジネススキル」を必要とするものです。
歯科医院向けのセミナーでは事務長向けのものは少ないため、一般のビジネス研修が有効でしょう。
アドバイザー・メンターの存在
「知識」や「スキル」は学べる機会が多いため活用は容易です。
実は、事務長育成でもっとも重要で、かつ難しいのは「マネージャー（中間管理職）」としての組織仕事術や処世術です。
院長もスタッフもそれぞれ違う個性や価値観があり、この中で、マネージャーとして仕事を行い、成果を上げていくためには、組織特有のコミュニケーション技術や人間としての器、心の成熟という、人間としての成長が求められています。
これは本人自身が志向することも大事ですが、相談できるメンターやアドバイザーから、ケースバイケースで手取り足取り教えてもらわなければ、なかなか身につきがたい力です。
院長自身がメンターとして関わることが難しい場合には、様々なセミナーや研修会、会合等でメンターやアドバイザーを探すよう促してあげることも重要です。
なお、弊社では「事務長養成講座（不定期開催）」や「事務長養成プラン」というサービスで、専任事務長の育成のお手伝いも行っています。
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6回に渡り「事務長活用の秘訣」をご紹介してきました。
マネジメント人材の活用は圧倒的な競争力を生み出します。
実際に「Mr.歯科事務長」ユーザーの1年半後のデータでは、ほとんどの医院で10～40％の業績向上が見られます。
厳しい経営環境に打ち勝つべく、皆様の事務長活用の成功をお祈りします。
アウトソーシングを活用の際には、業界初「Mr.歯科事務長」サービスをご検討ください。
前回までのコラムはこちら
第1回『なぜ歯科医院の事務長活用は失敗してしまうのか？』
第2回『事務長活用の失敗の理由を分析すれば成功の方法が見えてくる』
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