こんにちは。MOCAL株式会社の今野です。
前回「事務長活用の６つの失敗例の理由」をご紹介しました。
競争時代を勝ち抜く、歯科事務長活用の秘訣 第２回「事務長活用の失敗の理由を分析すれば成功の方法が見えてくる」
第3回では、事務長活用を検討している院長先生が必ず押さえておくべき「事務長の機能」について考えてみます。
事務長に期待する役割を明確にする
私たちが事務長活用を検討している院長とお話ししていて、不思議に思うことがしばしばあります。
それは、
「事務長に何をしてもらいたいと思っていますか？」「どんな役割を期待していますか？」
という質問に対して、
「何を頼めばよいか、具体的にはハッキリ見えていない。他の医院ではどのようなことをやらせているのか知りたい。」
というコメントが多いことです。
パソコン購入の際にも、
「出張先でのメールやWEB閲覧ができれば良い」「動画編集がメイン」「学会発表でセンスの良いスライドを制作したい」
など、目的が明確であるほどふさわしい機種を選択することができるように、事務長活用で成功するには、目的を明確にし、目的達成に必要な事務長の機能を知ることが最も大切です。
事務長に求められている４つの機能
事務長には、院長が経営トップとしての「判断業務」と「診療領域の競争力向上」に専念できる環境をつくるために、診療領域以外の経営実務を行うことが期待されています。
これらの業務を行う上で事務長には、主に、次の4つの機能が求められています。
① 経営担当者機能
医業と経営を役割分担するケース。
経営面における決裁権（意思決定や組織運営上の指揮権）も一部付託され、経営リソースの効率的な活用に責任を持つ。
② マネージャー機能
院長の方針や指示を、スタッフを通じて実務に落とし込んでいく。
決定権や指揮権は限られており、院長の代理として業務を実行する。
③ 総務機能
経営担当者ではなく「事務スタッフ」としての位置づけ。
経理や労務等のルーティンの事務業務を行う。
④ 秘書機能
院長のスケジュール管理や出張手配、名刺やお礼状の管理、経費精算など身の回りの雑務を処理し、トップの仕事に専念できる環境をつくる。
「第二領域」の仕事を期待しているか？
さて、事務長の機能と対になる、もう一つの重要な視点が、「7つの習慣」で有名になった時間管理の原則です。
下の図ように、仕事の中身を、「重要度」と「緊急度」の二つの軸で分類することで、仕事や時間を効果的にマネジメントするための分類法です。
ここで押さえたいポイントは「日常業務ではない、事業経営に重要な意義のある『第二領域』の仕事を事務長に期待しているのであれば、それを実行できる人材を採用する必要がある」という点です。
第二領域の仕事を期待しているのに、それに相応しい人材を採用していないことが、事務長活用でもっとも多く見受けられる失敗ケースです。
初公開！「Mr.歯科事務長」評価スキル
事務長に期待する仕事、必要なスキルを知ることが事務長活用の成功には欠かせません。
実際に弊社が100件以上の院長と仕事をして整理した、事務長に求められるスキルを公開します。
ぜひ、採用や育成の参考としてご活用ください。
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第4回では、これらの現実を踏まえつつ、成功事例から紐解く、必勝パターンをご紹介していきます。
前回までのコラムはこちら
第2回『事務長活用の失敗の理由を分析すれば成功の方法が見えてくる』
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